Pflicht zur E-Rechnung ab 2025
Ab dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland in der Lage sein, elektronische Rechnungen (E-Rechnungen) von anderen Unternehmen (B2B) zu empfangen. Diese Maßnahme ist Teil der EU-weiten Initiative „Mehrwertsteuer im digitalen Zeitalter“ (VAT in the Digitale Age, ViDA), die ein elektronisches Meldesystem für die Umsatzsteuer einführen soll.
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das eine automatisierte Verarbeitung ermöglicht (z. B. XRechnung oder ZUGFeRD). PDF-Dateien oder Papierrechnungen gelten ab 2025 nicht mehr als E-Rechnungen.
Zeitplan und Übergangsfristen
- 2025–2026: Rechnungen können weiterhin als PDF oder Papier ausgestellt werden, mit Zustimmung des Empfängers.
- 2027: Kleine Unternehmen (Umsatz < 800.000 €) dürfen weiterhin Papierrechnungen verwenden.
- Ab 2028: Die E-Rechnung ist für alle B2B-Transaktionen verpflichtend.
Anforderungen für Unternehmen
- Eingangsrechnungen: Ab 2025 müssen Unternehmen E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können, ohne Zustimmungspflicht des Empfängers.
- Ausgangsrechnungen: Für den Versand gelten Übergangsfristen bis 2028, danach ist ausschließlich die E-Rechnung zulässig.
Besonderheiten für Wohnungsunternehmen und andere Vermieter
- Vermieter, die steuerpflichtig an Unternehmen vermieten, müssen bei neuen Mietverträgen E-Rechnungen ausstellen. Für bestehende Verträge gelten Erleichterungen. Bisher wurde i.d.R. der Mietvertrag (einmalig) als Rechnung verwendet.
- Für vor dem 1. Januar 2027 als sonstige Rechnung (Mietvertrag) erteilte Dauerrechnungen besteht keine Pflicht, zusätzlich eine initiale E-Rechnung auszustellen, solange sich die Rechnungsangaben (Betrag, USt, …) nicht ändern.
Handlungsbedarf
- Klärung der technischen Voraussetzungen mit dem ERP-Systemanbieter.
- Prüfung, ob der E-Rechnungsempfang bereits ab Januar 2025 möglich ist.
Ausnahmen
Kleinbetragsrechnungen (< 250 €) und Fahrausweise sind von der Pflicht ausgenommen. Bei Endverbrauchern bleibt deren Zustimmung notwendig.
Fazit: Die Einführung der E-Rechnung ist ein entscheidender Meilenstein für mehr Digitalisierung und Transparenz im Steuerwesen. Unternehmen sollten frühzeitig aktiv werden, um die Umstellung erfolgreich zu meistern. Nutzen Sie jetzt die Gelegenheit, die erforderlichen technischen Voraussetzungen zu schaffen und Ihre Prozesse fit für die Zukunft zu machen.
Wir unterstützen Sie dabei, Ihre Abläufe zukunftssicher zu gestalten. Bei Fragen steht Ihnen Frank Fiolka gerne zur Verfügung: fiolka@domus-ag.net.
