Aufbewahrungsfristen für Bewerbungsunterlagen
Wie lange dürfen Bewerbungsunterlagen gespeichert werden? Was ist rechtlich zulässig?
Die Bewerbungsunterlagen werden per E-Mail oder Post zum Unternehmen geschickt, wo sie verwendet werden bis der passende Kandidat gefunden worden ist.
Spätestens sechs Monate nach Versenden der Absage müssen die Bewerbungsunterlagen vollständig datenschutzkonform vernichtet werden. Dies gilt für die digitalisierten Unterlagen wie in Papierform. Innerhalb von sechs Monaten hat das Unternehmen ausreichend Zeit, ein Bewerbungsverfahren ordnungsgemäß durchzuführen.
Wenn der Kandidat nicht geeignet ist oder die Stelle nicht besetzt werden kann, fällt der Zweck einer Stellenbesetzung weg und die Daten sind zu löschen, d. h. sie müssen unkenntlich gemacht werden und dürfen nach ihrer Löschung nicht mehr existieren. Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse etc. sind aus den E-Mail-Verwaltungsprogrammen zu löschen bzw. Papierunterlagen im Reißwolf zu vernichten.
Für eine längere Aufbewahrungszeit muss der Bewerber seine Einwilligung geben, z.B. indem er im Bewerbungsschreiben mitteilt, dass seine Daten für einen möglichen späteren Kontakt gespeichert werden dürfen.
Um dem Bewerber zu einem späteren Zeitpunkt eine andere Stelle anzubieten, muss das Unternehmen schriftlich um die Einwilligung beim Bewerber nachfragen.