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E-Rechnungsgesetz - ein Meilenstein in der E-Government-Strategie

Mit dem E-Rechnungsgesetz werden die Vorgaben der Europäischen Richtlinie 2014/55/EU vom 16. April 2014 in nationales Recht umgesetzt. Damit ist eine verbindliche Rechtsgrundlage geschaffen für den Empfang und die Verarbeitung elektronischer Rechnungen durch öffentliche Auftraggeber.

Am 27. November 2018 tritt das Gesetz für alle Bundesministerien und Verfassungsorgane in Kraft. Die Bundesregierung kann künftig per Rechtsverordnung weitere Detailanforderungen festlegen in Bezug auf

  • die elektronische Rechnungsstellung,
  • das zu verwendende Rechnungsdatenmodell sowie
  • die Verbindlichkeit der elektronischen Form.

Hintergrund: Die Bundesregierung hat die flächendeckende Digitalisierung der Verwaltung vor einigen Jahren zum Ziel erklärt und dieses im Koalitionsvertrag sowie mit dem Handlungsfeld „Innovativer Staat“ der Digitalen Agenda 2014 – 2017 verankert. Mittels des E-Government-Gesetzes hat die Bundesregierung einen rechtlichen Rahmen für die Ausgestaltung des E-Government im Bund definiert. Das erklärte übergreifende Zielbild sieht durchgängige, elektronisch vernetzte und zudem medienbruchfreie Prozessketten zwischen allen Verfahrensbeteiligten vor. Das Programm „Digitale Verwaltung 2020“ umfasst Maßnahmen zur Unterstützung des Handlungsfeldes „Innovativer Staat“ der Digitalen Agenda und des E-Government-Gesetzes.

Das E-Rechnungsgesetz stellt in diesem Kontext einen wichtigen Meilenstein dar.

Gesetz mit weitreichenden Folgen für Unternehmen

Was sich zunächst wie eine bürokratische Neuerung für die öffentliche Verwaltung anhört, betrifft auch viele Unternehmen. Denn Lieferanten öffentlicher Auftraggeber haben bald keine Wahl mehr: Die E-Rechnungsverordnung verpflichtet ab 27.11.2020 zur elektronischen Rechnungsstellung gegenüber öffentlichen Auftraggebern des Bundes (vgl. § 3 ERechV). Eine Ausnahme gibt es, wenn es sich bei dem Auftrag um einen sog. Direktauftrag handelt (bis zu einem Auftragswert von 1.000 € ohne Umsatzsteuer).

Damit ist fast jedes zweite Unternehmen in Deutschland betroffen, denn ca. 50 Prozent der Unternehmen haben eine Geschäftsbeziehung mit mindestens einer öffentlichen Institution. Dazu zählen neben den Ministerien auch Krankenhäuser, Kitas, Sparkassen, Stadtwerke und ähnliche Einrichtungen.

Die enthaltene Formatvorschrift im Gesetz sorgt für zusätzlichen Druck: Aktuell werden immer noch gut 80 Prozent der elektronischen Rechnungen als PDF verschickt. Künftig sind diese nicht mehr ausreichend, sondern nur ein strukturierter Datensatz wird als elektronische Rechnung offiziell anerkannt.

Strukturierte Daten werden Pflicht

Die umzusetzende Richtlinie schafft einen technologieneutralen, inhaltlichen E-Invoicing-Standard. Dieser soll sowohl mit nationalen als auch internationalen Standards kompatibel sein und sich - neben der Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen - auch für den einfachen, sicheren und schnellen Rechnungsaustausch zwischen Unternehmen eignen. Einziger Haken: Die technologischen Unterschiede zwischen den verschiedenen nationalen und privatwirtschaftlichen Rechnungsverarbeitungssystemen werden wohl trotz der Einführung des neuen semantischen Standards weiterbestehen.

Unter Zugzwang sind zunächst vor allem die Bundesministerien und die Verfassungsorgane. Ein Jahr später müssen auch die übrigen öffentlichen Auftraggeber elektronische Rechnungen akzeptieren. Für die Zuliefererbetriebe aus der Privatwirtschaft tickt damit ebenfalls die Uhr.

Zentrales Element des E-Rechnungsgesetzes ist die elektronische Rechnung – „eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird, das ihre automatische und elektronische Verarbeitung ermöglicht“  §2 der ERechV.

Das bedeutet im Umkehrschluss: Bilddateien und PDF-Dateien ohne strukturierte Daten oder eingescannte Papierrechnungen gelten nicht als elektronische Rechnungen. Dennoch können diese Formate verwendet werden als Bestandteil sog. hybrider Formate. Hybride Formate sind dann erlaubt, wenn wenigstens ein Teil der Rechnung den genannten Vorgaben entspricht. Rechnungsformate, die ausschließlich aus strukturierten Daten oder aus strukturierten Daten mit Bilddateien bestehen, sind künftig erlaubt.

Hauptsächlich soll das deutsche Standardformat XRechnung genutzt werden, das auf der europäischen CEN 16931 basiert. Es kann auch ein anderer Datenaustauschstandard verwendet werden, wenn er den Anforderungen der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung entspricht. (§ 4 ERechV)

Wie stelle ich auf E-Invoicing um?

Mit Blick auf verbleibende technische Hürden - und die damit verbundenen Einführungskosten - kann es sinnvoll sein, sich einen erfahrenen Technologie- und Beratungspartner an die Seite zu holen. Denn spezialisierte E-Invoicing-Provider, die die technischen Unterschiede in einer Art Maklerfunktion überbrücken, eröffnen Rechnungssendern und Rechnungsempfängern gleichermaßen unabhängig von technischen oder finanziellen Restriktionen eine sichere und umweltschonende Alternative, um am elektronischen Rechnungsaustausch teilzunehmen - europaweit.

Der VeR (Verband elektronischer Rechnungen) hat einen klaren Rat: „Um erfolgreich auf E-Invoicing umzustellen, bedarf es neben der Auswahl von technischen Komponenten auch unternehmensinternen Anpassungen. Zu den technischen Komponenten gehören neben einem elektronischen Rechnungseingang zusätzlich der digitale Rechnungsworkflow sowie ein revisionssicheres elektronisches Archiv. Das übliche Projektvorgehen bei der Umstellung auf E-Invoicing setzt sich aus folgenden Phasen zusammen:

  • Analyse der IST-Prozesse
  • Identifizierung von Optimierungspotenzialen
  • Ableitung von SOLL-Prozessen
  • Anbieterauswahl

Das Changemanagement erfolgt projektbegleitend, um zu gewährleisten, dass die neuen Komponenten letztlich durch alle Mitarbeiter akzeptiert und genutzt werden. Idealerweise werden bei dieser Umsetzung auch Potenziale in der Optimierung des Zusammenspiels zwischen Einkauf und Rechnungswesen gehoben.“